contabilidad-a-tiempo - La Cuenta y el Análisis de transacciones

ESTRUCTURA DE LA CUENTA

DEFINICIÓN: Se puede definir la cuenta como la mínima unidad de registro de la cual dispone una entidad para reflejar los cambios en su situación financiera o de resultados. La cuenta para la contabilidad representa el medio con el cual se controlan todas transacciones que genera una operación.

Son subdivisiones de Activo, Pasivo y Capital, que clasifican de manera sistemática todos los CARGOS y los ABONOS correspondientes a una misma persona, entidad o asunto.

NECESIDAD DE UTILIZAR LAS CUENTAS

Al clasificar las diferentes transacciones posibles de una organización se agrupan aquéllas de características afines; viniendo a constituir las CUENTAS. De esa manera se abre una cuenta para cada tipo de operación que se desee controlar por separado. Por ejemplo: Todas aquellas operaciones que involucren entradas o salidas de dinero efectivo, se registraran en una cuenta, que suele llamarse: “Caja”, “Efectivo”, (o “Banco...”) Todas las deudas contraídas con proveedores se suelen registrar en una cuenta denominada “Cuentas por Pagar”, y las acreencias con los clientes en la cuentas por Cobrar”, y así sucesivamente. Una vez asignado un nombre a una cuenta, no se le debe cambiar durante el período económico. Debe procurarse que el nombre que se asigne sea explícito y representativo de los conceptos que registra la cuenta.

Las cuentas se llevan con el fin de recoger las alteraciones que se producen los elementos de Activo, Pasivo y Capital; debidas a las operaciones efectuadas en el negocio.

LA FORMA “T” COMO MODELO

Para fines didácticos y de enseñanza se representa la cuenta por una “T” que se asemeja a la hoja de un libro abierto, la cual vamos a analizar a continuación

PARTES DE UNA CUENTA

1.- En la parte superior colocamos el nombre de la cuenta

2.- El Debe representa el lado izquierdo de la cuenta, y lo que se anota por este lado se denomina Débito o cargo.

3.- El Haber representa el lado derecho de la cuenta y lo que se anota por ese lado se denomina abono o crédito.

4.- El Saldo de una Cuenta viene representado por la diferencia numérica entre el Debe y el Haber de una cuenta

Si el Debe de una cuenta es mayor que el haber, se dice que la cuenta tiene saldo deudor, por ejemplo en el caso

“X” caja

Si el haber de una cuenta es mayor que el debe, se dice que la cuenta tiene saldo acreedor, por ejemplo el caso

“Z” (Cuentas por pagar)

DÉBITO: Es una anotación en el lado del Debe, la fecha detalle y cantidad correspondiente a una operación mercantil. Cargar, adeuda o debitar una cuenta.

CRÉDITO: Es el registro en el lado del Haber, los pormenores de una operación mercantil que afecta a la cuenta. Abonar, acreditar o descargar una cuenta.

EL DEBE DE UNA CUENTA SIGNIFICA:	EL HABER DE UNA CUENTA SIGNIFICA:

a) Algún bien que ingresa a la empresa	a) La salida de un activo
b) El Pago de una deuda por la empresa	b) El cobro de una deuda
c) Algún costo	c) Un Ingreso
d) Un Gasto	d) Reembolso de algún gasto
e) Una Pérdida	e) Alguna Ganancia
f) Una deuda a favor de la empresa	f) Contraer una deuda

¿A QUIÉN CARGAR Y A QUIÉN ABONAR?

a) ¿Qué entra?	a) ¿Qué sale?
b) ¿Quién recibe?	b) ¿Quién entrega?
c) ¿Quién pierde?	c) ¿Quién gana?
d) ¿Quién queda debiendo?	d) ¿A Quién quedase debiendo?

CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS

Todas las empresas realizan actividades más o menos similares, es decir, cumplen con las funciones de producir, facturar, cobrar, comprar bienes o adquirir servicios, pagar a proveedores y otras más. Cada una de las operaciones derivadas de estos ciclos afectan a una entidad desde el punto de vista financiero. Para llevar a cabo o cumplir con este ciclo contable, una empresa recurre a diferentes medios y técnicas que suministra la ciencia y el conocimiento contable, una de estas herramientas es la cuenta, mediante la cual las empresas efectúan el registro de todas y cada una de las operaciones o transacciones que las afectan. Debido a que uno de los objetivos de la contabilidad es la correcta presentación de todas las operaciones, se crean diferentes tipos de cuentas: Reales Nominales, Mixtas y de orden. Cada tipo de cuenta se crea para un fin específico y determinado.

CUENTAS REALES:

Este grupo estará representado por los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, lo integran el activo, el pasivo, el capital y las cuentas de valuación o complementarias de activos. Se les denomina Cuentas Reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe, y lo cual puede ser comprobado por el bien o por el documento existente; por eso algunos autores la señalan como cuentas palpables; por ejemplo si decimos que la cuenta “Caja” tiene un saldo de Bs. 130.000 eso debe estar representado por el dinero en efectivo que realmente existe; si el saldo de “Cuentas por Cobrar” es de Bs. 24.000, las facturas aceptadas por los clientes que le adeudan al negocio debe sumar exactamente esa cantidad.

Además las Cuentas Reales tienen la característica de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Las cuentas Reales van a conformar el Estado Financiero como Estado de Situación Financiera (Balance General).

CUENTAS NOMINALES:

Tienen como característica principal que son cuentas temporales, duran abiertas lo que dura el ejercicio contable de la empresa, y al finalizar éste, son cerradas y su resultado es traspasado a la cuenta capital, quien es en definitiva, la cuenta que va a ser afectada por los beneficios o pérdidas del negocio.

Las cuentas nominales se crean en cada ejercicio de la empresa para registrar los ingresos, los costos, gastos, pérdidas y en consecuencia poder determinar los resultados obtenidos por la empresa en ese ejercicio, por eso se les conoce como cuentas de resultado.

Las cuentas nominales se sub-dividen en dos grandes sub-grupos que son: 1.- Cuentas nominales de Ingresos y 2.- Cuentas nominales de Egreso.

Las cuentas nominales van a conforman un estado financiero que compara los beneficios con las pérdidas para conocer los resultados del ejercicio, y el cual se conoce como Estado de Resultado o “Ganancia y Pérdidas”

LAS CUENTAS MIXTAS:

Son aquellas cuentas cuyo saldo en una fecha determinada está formado por una parte real y otra parte nominal, sin embargo, al cierre de un ejercicio económico todo su saldo debe ser de naturaleza real como por ejemplo, algunos prepagados o diferidos.

LAS CUENTAS DE ORDEN:

Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las operaciones del período, pero que de una u otra forma, las transacciones que las generaron implican alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del activo y las acreedoras debajo del total del pasivo y patrimonio. Las cuentas de orden se caracterizan por denominarse tanto la deudora como la acreedora de igual forma, pero con la diferencia que a la cuenta acreedora, se le agrega el sufijo per-contra. Ejemplo: Avales y fianzas otorgados, Avales y fianzas recibidos, mercancías recibidas en consignación, Giros enviados al cobro. Valores recibidos en garantía, Valores entregados en garantía.

CLASIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS:

ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA (BALANCE GENERAL):

“ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA” o El “Balance General”, es un cuadro demostrativo de la ecuación fundamental de la contabilidad, en detalle, con todas las cuentas REALES, clasificadas y agrupadas en un cierto orden preestablecido; permitiendo ver claramente la situación económica y financiera del negocio, en un momento determinado.

El Estado de Situación Financiera (Balance General) ha de mostrar claramente y en detalle los tres grandes grupos de cuentas reales que lo integran, en el perfecto equilibrio de la ecuación fundamental de: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL

ESTADO DE RESULTADOS (ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS):

También llamado ESTADO DE GANANCIAS Y PÉRDIDAS, es un informe minucioso, en términos monetarios, de lo acontecido en el negocio durante el ejercicio económico que se cierra. Se confecciona con los saldos de las cuentas nominales, o sean las de INGRESOS Y LAS DE LOS GASTOS Y COSTOS aplicables a la obtención de tales ingresos. También intervienen los inventarios.

Precisamente, en las organizaciones sin fines de lucro se le suele llamar “Estado (o Relación) de ingresos y gastos”.

Su objetivo es el de mostrar la UTILIDAD (o Pérdida) obtenida y detallar la forma como se produjo.

El Estado de Ganancias y Pérdidas ha de iniciarse con un encabezamiento, contentivo:

a) Nombre de la empresa

b) Nombre del Estado o Informe

c) Fechas del Período que cubre

Luego ha de mostrar en detalle el INCREMENTO (o Disminución) del capital de la empresa, así como sus causas, durante un tiempo igual transcurrido entre el último “Balance general” y el actual. Presenta, en forma resumida, las operaciones realizadas por la organización, así como los resultados obtenidos, durante dicho período o ejercicio económico; el cual suele ser de un año. Por estas dos razones, bien podría decirse que el “Estado de Ganancias y Pérdidas” es un ANEXO del Balance General”, pues viene a complementar su información

EL LIBRO MAYOR. PLAN DE CUENTAS.

Las operaciones en un libro diario o mayor se registran mediante cuentas que sirven para codificar todas las operaciones que genera una empresa. Un Código de cuentas representa una herramienta sumamente útil para el registro de las operaciones, por cuanto los registros se realizan por medio de sistemas mecanizados que sustituyen a los libros manuales, los cuales son la primera experiencia de todo contador con los registros contables. El primer paso a seguir para tener un sistema contable organizado consiste en elaborar el Código de cuentas, plan de cuentas o catálogo de cuentas que son los nombres comúnmente utilizados para denominar al código contable, base para el registro de las operaciones.

Plan único de cuentas para comerciantes

OBJETIVO: El Plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

CONTENIDO: Está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para su aplicación, las cuales deben observarse en el registro contable de las operaciones o transacciones económicas.

CATÁLOGO DE CUENTAS: Contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuenta del Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, costos de ventas, consto de producción o de operación y cuentas de orden, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.

CUENTAS AUXILIARES: Adicionalmente a las subcuentas señaladas en el catálogo, podrán utilizarse las auxiliares que se requieran de acuerdo con las necesidades de la empresa, para lo cual bastará con incorporarlas a partir del séptimo dígito.

CARACTERÍSTICAS DE UN CÓDIGO CONTABLE.

Todo Código Contable debe ser diseñado bajo ciertos parámetros que permitan cumplir con los requerimientos básicos de información que solicitan los usuarios. Debe estar diseñado de tal forma que cumpla con los distintos objetivos de la contabilidad y se ajuste siempre a las necesidades específicas de la empresa. La gerencia de una cadena de supermercados por ejemplo, necesitará tener información contable de las ventas realizadas por zona geográfica, por cada establecimiento y por tipos de artículos, pero no por cajeros que trabajen en cada supermercado, por esta razón, el código contable es la estructura principal de un sistema contable que permitirá generar información oportuna y relevante. Un principio que debe tenerse en cuenta para diseñar un código de cuentas, es la sencillez y practicidad del mismo.

Características:

1.- Flexibilidad: Significa que un código contable debe estar diseñado de tal forma que permita posteriormente, agregar nuevas clasificaciones o detalles que se requieran bajo las condiciones existentes.

Correcto Incorrecto

4	Ingresos Operacionales	4	Ingresos Operacionales
4 – 01	Zona Oriente	4 – 01	Producto “A”
4 – 01 – 01	Producto “A”	4 – 02	Producto “B”
4 – 01 – 02	Producto “B”
·	·
·	·
·	·
4 – 02	Zona Central
4 – 02 – 01	Producto “A”
4 – 02 – 02	Producto “B”

Supongamos que una compañía tiene diseñado el código de cuentas bajo el esquema de la columna denominada incorrecto; tendremos que si en algún momento después de la creación del código contable, se desea clasificar las ventas con base en criterios de zona/tipo de producto, no se podrá realizar, ya que la estructura del código no lo permitirá.

2.- Adecuada clasificación: indica que un código contable debe estar clasificado de acuerdo con las normas que establece la teoría contable. Por ejemplo, el activo fijo no puede ser clasificado como activo disponible ya que no está de acuerdo con las normas contables.

Correcto Incorrecto

1	Activo	1	Activo
1 – 01	Circulante	1 – 01	Realizable
1 – 01 – 01	Disponible	1 – 01 – 01	Caja
1 – 01 – 01 – 01	Caja		·
	·

La cuenta de caja no corresponde a una partida que debe clasificarse como realizable, sino como disponible.

3.- Jerarquizado: La jerarquización de un código contable significa que éste debe establecer subdivisiones para cada uno de los grupos y subgrupos de partidas que conforman los estados financieros, a fin de presentar la información hasta el nivel de detalle que sea requerido

Ejemplo:

Correcto Incorrecto

1	Activo	1	Activo
1 – 01	Activo Circulante	1 – 01	Disponible
1 – 01 – 01	Disponible	1 – 01 – 01	Fondos fijos
1 – 01 – 01 – 01	Fondos Fijos	1 – 01 – 02	Bancos nac. Y ext.
1 – 01 – 01 – 01 – 01	Fondos fijos tiendas
·	·	·	·
·	·	·	·
·	·	·	·
1 – 01 – 01 – 02	Bancos	1 – 02	Realizable
1 – 01 – 01 – 02 – 01	Bancos nacionales	·	·
1 – 01 – 01 – 02 – 02	Bancos extranjeros	·	·
		·	·

Para el caso citado como incorrecto, no están discriminadas las cuentas de bancos nacionales y extranjeros, por lo cual en caso de requerir un detalle parcial de los mismos, se tendría que recurrir al listado total de bancos y analizar su composición.

4.- Claridad en las descripciones: Uno de los aspectos más importantes para el diseño del código de cuentas, es la claridad en las descripciones y denominaciones de las cuentas contables, con el objetivo de asociar y establecer una relación directa entre la descripción de la cuenta y su naturaleza.

Correcto Incorrecto

1 – 01 – 01 – 01	Banco nacionales	1 – 01 – 01 – 01	Bancos
·	·	·	·
1 – 01 – 01 – 02	Banco extranjeros	·	·
·	·	·	·
·	·
1 – 01 – 01 – 03	Cuentas a cobrar comerciales	1 – 01 – 02 – 03	Cuentas por cobrar

En el caso señalado como incorrecto, no se específica si las cuentas corresponden a bancos nacionales o extranjeros y en las cuentas por cobrar comerciales, la descripción de la cuenta es excesivamente breve, el nombre no es lo suficientemente explícito.